【勤怠・給与】Vol.1タイムカードによる勤怠管理メリット・デメリット

『従業員の勤怠管理を今さら変更するのもなぁ・・・』

従業員の勤怠管理、どのように管理されていますか?世間では「より便利に」、そして「より効率よく」を目指し、様々なソフトウェアやクラウドサービスが販売されています。しかし、昔ながらの紙のタイムカードをタイムレコーダーに手動で打刻をする企業様も多いのが現状です。

タイムカードで勤怠を管理するメリット

1)シンプルで誰でも覚えやすい!

勤怠管理の定番中の定番、タイムカード。

出勤→自分のカードをさがす→打刻→完了。

特にわずらわしい手間もなく、だれでも簡単に勤怠管理ができます。
年配の方が多くいる現場などであれば、使い慣れ親しんでいる方法での出退勤管理はストレスフリーかと思います。

2)従業員同士で勤務確認が簡単にできる

例えば、「この日、出勤していたスタッフは誰?」という状況になっても、タイムカードですぐに確認ができ、把握できます。一目瞭然で誰にでもわかりやすいと言えます。

タイムカードで勤怠を管理するデメリット

1)勤務時間の集計に時間がかかる

タイムカードで勤怠管理をする場合、1か月分をまとめるのに相当時間がかかってしまいます。有休、欠勤、出勤日数、勤務時間数、残業時間数などを一つ一つ手計算して集計しなければなりません。当然、給与計算ソフトなどに結果を手入力する作業も発生します。

手入力ではどうしても入力ミスが発生することもあります。間違いがないかどうかの確認作業も必要です。ミスがあれば、その修正作業に手間がかかってしまいます。

ミスに気が付かずそのまま給与を支払いし、後日従業員からミスの申し出があった場合はさらに手間がかかり、従業員との信頼関係にも影響しかねません。

2)打刻したら、変更ができない

出勤なのに退勤ボタンを押してしまうなど、誤って打刻してしまった場合修正ができないため、責任者に相談したり、修正をお願いしたりと時間を取られてしまいます。また、退勤ボタンを押してから、急な業務発生で申告せずにそのままサービス残業・・・となれば、これは問題でしょう。

3)他人が簡単に打刻できてしまう

タイムカードはアナログ方式なので、本人以外の他の従業員が打刻することもできてしまいます。打刻忘れ、打刻間違い、遅刻を隠すために不正打刻するということもないとは言えません。

4)タイムカードは3年間保管しなければならない

従業員の賃金やその他労働に関わる書類(労働者名簿や雇用契約書など)は、労働基準法により3年間の保管義務があります。

タイムカードも該当しますので、従業員全員分の保管が義務付けられています。違反した場合には、30万円以下の罰金が科せられますので、注意が必要です。

例えば20人分のタイムカードを管理する場合、その枚数は3年間で720枚です!保管場所の確保はもちろん、毎年の管理も行わなければならないので手間がかかります。

5)最大のデメリットはリアルタイムに勤怠管理できない点

タイムカードは締め日後に勤務時間などの集計をするので、リアルタイムに勤怠管理ができません。そのため、締め日後に初めて長時間労働だったことが判明してしまうことになります。これではフォローも何もできません。

まとめ。『集計時間がなくなれば、もっと時間を有効に使える』

どんどん新しい技術を導入しているのに、勤怠管理は昔から変わらないままだった・・・ということはありませんか?
そろばんを使っていた経理は電卓に変わり、今やITだのクラウドだの言っている時代です。

思い切ってタイムカードを廃止し、勤怠管理システムに乗り換えれば、利益を生み出さない無駄な時間は無くなります。デジタル化することでたくさんの利点はあります。

では実際のところ、どうやって勤怠管理システムに乗り換えればいいのか?

次回につづく。

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